第 1 章 一次只做一件事

黄瓜和洋蓟在酒吧相遇

黄瓜:今天忙不忙?

洋蓟:别提了。一事无成。

黄瓜:怎么了?没给你派活儿吗?

洋蓟:有啊!我应该完成和交付新的打印功能。本打算今天做完的。

黄瓜:那你做了吗?

洋蓟:没,他们一直让我做这做那的。

黄瓜:别的事儿重要……还是那个打印功能重要?

洋蓟:我不知道啊。怎么比?

黄瓜:那无论是打印功能,或者别的重要事儿,你都没做完?

洋蓟:一天哪能做这么多?

黄瓜:不是让你做这么多,我是问,有没有完成的呢,一件就行?

洋蓟:没有,一件事都没完成。

黄瓜:建议你试试番茄工作法。在25分钟内专心做某一件事,

然后短暂休息,再将其他事与你正在做的比对一下。看哪个更重要,就拣最重要的做。

洋蓟:没别的办法,我先试试!

开始之前

要想做到专注,你就得坚决抛开各种杂念。

这本书以我采用番茄工作法的切身经历,向你传授这一工作法的实施全过程,你能看到它如何提高了我的工作效率。另外书中还加入了一些有关人脑思维的研究成果,用以揭示番茄工作法的原理;还包括采用该工作法的若干影响;以及如何根据需要,对该工作法进行调节和扩充。

开头第一章讲了几个小故事,并且让你有机会尝试一下。我要求动手做练习,越早开始,越好理解整本书的内容。本章最后,我会把自己存在的一些问题列出来,这些问题曾让我下决心好好把控时间和精力,你可能会在这些问题中看到自己。我的故事,从坐公车开始。

乘车时间

我住在斯德哥尔摩郊区。作为一名顾问,我通常要到客户的大办公室工作。大办公室位于市中心,而离我家100米就有一个公共汽车站。每天早晨的情景都完全一样:我去车站等车,车来了,我上车,坐在习惯的座位上。到市中心的车程大约需要25分钟,我总是利用这段时间读些和工作有关的实用书籍。

在这25分钟里,想要和在家看书时那样,喝喝咖啡、看看电视、上上网,或者处理一两件突然想起的重要事情,都是不可能的。而且,一起乘车的人我大多不认识,偶尔我会对一张熟悉的面孔说“你好”,但仅此而已,基本上没什么干扰。

我在公车上读书的时间相对固定,活动单一,目标单一,成果却很惊人。早晨坐公车学到的东西,比其他时间都多。我在书本上倾注百分百的注意力,我知道到站的时候公车司机会喊我。

我不能为了达到这样的学习效率,而整天泡在公车上,你也不能。幸运的是,还有更好的方法。番茄工作法,就是帮你把每一天分成小段,和乘车时间差不多。你只要为自己的“小公车”确定目的地,并设好闹钟,然后专注在工作上即可。

番茄计时器

弗朗西斯科 · 西里洛在1992年创立了番茄工作法,但若从头说起,则要追溯到20世纪80年代末,他大学生活的头几年。他一度苦于效率低下,作业做不出来,学习学不进去。山穷水尽处,柳暗花明时──多亏一个红色、定时响铃的圆形物件:“于是我和自己打赌,下猛药,狠狠鄙视自己说:‘我能学习一会儿吗?──真正学上10分钟?’我得找个计时教练,谁来替我掐表呢?后来我找到了,是一枚厨房定时器,形状好像‘番茄’(即意大利语的Pomodoro)。就这样,我邂逅了我的番茄钟。”①

①《番茄工作法》(The Pomodoro Technique),[Cir]。

番茄工作法能帮你与时间化敌为友,不会再因为还有一小时、一天、一周、一个月的时限而充满焦虑,你要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃,25分钟结束,而任务还没完成,这并不代表失败。相反,这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。

什么是番茄工作法?简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。这本书中我会以自己为例,向你展示如何使用番茄工作法,包括如何记录活动,以及如何挑出最重要的任务。

自己动手:为活动限定时间段

千里之行始于足下,现在开始吧:试试完成特定时间段内的活动。拿出纸笔,列出一些待办的活动──要不是忙里偷闲翻开这本书,你现在可能正在做什么?你可能在填写小孩学校要用的表格,可能在上网查某些资料,可能是在写一封重要邮件,或者做其他一些事务型工作。

看看你写下的这些任务里,哪一项是最重要的?哪一项是你最想尽快完成的?把书签放到这一页上,合上书,按照下列步骤去做这件事:

  1. 扭启你的厨房定时器,将闹铃定在10分钟;

  2. 全神贯注去做这一项特定的任务;

  3. 到闹钟响铃,立刻停下,别管任务完没完成;

  4. 休息3分钟,然后翻开书,继续往下读。

怎么样?刚才那10分钟里,你能排除杂念不胡思乱想吗?是不是经常看表?

通常在番茄工作法中,将闹铃定在25分钟,以此为一个“时间盒”。如果你愿意可以试试,照此方法读完整本书:在一段一段的25分钟周期内读书──当然要拿厨房定时器来掐时间──并且在每两个阅读周期之间,花3分钟休息放松。

我的太爷爷马克斯

马克斯在20世纪初到柏林闯荡,开了一家公司生产服装,生意做得很大。太爷爷的成功得益于他的处世原则。他的座右铭是:“一双脚不能同时跳两场舞。”换句话说,一次只做一件事。

无论是这句座右铭,还是番茄工作法,都是对所谓“日理万机”的坚决驳斥──要为自己立界限。那么,如何让自己只做最重要的事呢?对此,我的方法是,先分析真正的问题所在,即“我想达成什么结果”,然后专注于能带来该结果的活动。开工前,我要先扭启番茄钟,稍后番茄钟会响铃,提醒我停下来,重新考虑刚才所专注的活动,是否仍然是重中之重?

时至今日,“注意力管理”大行其道,马克斯跻身先驱也是当之无愧的吧!

为何要用番茄工作法

现在给你讲讲我是怎么用上番茄工作法的,看你能否照方抓药。先前的状态是,时间在我这儿一下子就没了,嘭!一天下来,原本打算做完的事儿,大部分还是老样子。认真地自我反省后,我找出一些问题的脉络。估计你对其中一两个问题并不陌生。以下就列出这些导致人们无法完成工作的问题。本书后面还要具体讲到如何借助番茄工作法的正确应用来解决它们。

面对复杂,望而却步。那些复杂的、在一个25分钟内完不成的任务,往往会造成拖延。拖延总能让我们苟且偷安,但难题并没有消失。别考虑任务有多复杂,重要的是开始、再开始。扭启番茄钟,半小时内你会有所斩获,并获得休息做为奖赏。

无聊琐事,越拖越久。尚未完成的工作不会给你带来任何好处。当然了,扫尾的活儿通常都无趣得很。不要总想着要完成整件事你还得费多少工夫,而是想想要完成这一个番茄钟其实也没多久。先完成它,你就会得到回报。

小事忙活一天,大事一样没办。番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前,重新评估活动的优先级,最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。

最后期限,步步紧逼。加班到很晚,周末不休息,长此以往,不会有任何效率。就算被迫加了班,别别扭扭地,也拿不出好成果来。番茄工作法,以25分钟的短期迭代为节奏,帮你建立可持续发展的步伐,休息时安心休息,工作时一心一意。

从休息回到工作,心智调整不过来。每天上午刚上班,或者吃午饭回来那阵子,时间经常会在你面前溜走:还没把心思拉回工作之前,它就一分一秒地过去了。番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。

一错再错,不长记性。为了避免第二天犯同样的错误,番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。每天都学习,每天都进步。这样还有一个好处是,一开始你是照着书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,形成自己专属的一套方法。

没想到一件事要做这么久。将活动拆分为小项目,使其更加清晰。经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。番茄工作法预估每项活动,通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,可以让你在每一步得到即时反馈。这部分与“定量预估”有关。

没想到一件事越做越复杂。在活动进行过程中,是不是经常会节外生枝地冒出一些次要任务?没问题,在番茄工作法中,你可以将其填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。这部分与“定性预估”有关。

头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动,是因为其他想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格,然后再接再厉,完成手头的活动。想要专心致志,就抛开所有杂念。

时间都用来学习适应复杂的工作方法了。番茄工作法如此简单,连我读幼儿园的女儿都会用。用不着云计算,用不着大把时间处理数据,用不着专门的教练跟着你,用不着啃专业术语。更牛的是,它具有可塑性,供你随时调整,避免把它变成例行公事的表面文章。

只顾低头干活,忘了抬头看路。大脑需要一点时间来巩固记忆、识别模式、做出结论。使用番茄工作法,每半小时休息一下,使大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。再回到工作上来,就能够一览全局,没准又有三五个新点子。

把预估当作承诺。一项探索活动或开发活动要花的时间,没法提前预知,只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺,无论是对自己或对同事,都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境,番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫,你也能花25分钟专注于该做的事。然而也应该做到随时沟通,让相关人员看到事情进展。

流程管理,纸上谈兵。“跟踪”阶段就是在收集全天工作流程的真实数据,这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。要跟踪哪些数据,你自己决定,根据具体的工作状态而有所不同,但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。

牵着不走,打着倒退。有人把一堆破事儿推到你头上时,你还能享受工作乐趣吗?“必须去做”和“我想要做”之间的斗争,从小孩子两岁的时候就开始了。②其实还有第三选项:“我选择”。使用番茄工作法,每天早晨量力而为地选择当天能完成的活动。自己积极地将活动拉入“今日待办”表格,而不是被动地等它们来找你,这有助于建立你的新好员工形象。

②《战胜拖拉》(The Now Habit),[Fio07]。

完美主义,碍手碍脚。“等一等,还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进,开始一个番茄钟,不必惦记怎样才能做到“非常完美”。扭启番茄钟,投入25分钟努力,然后得到画一个×、休息一下的奖励。

前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评。投身于番茄工作法,让它成为你的进程指标,让工作有章可循。它只属于你自己,为你量身定做。借助每天完成的番茄数,你可以提升效率,完成更多工作,为平凡增添乐趣。番茄数绝不是让老板给你打分用的。

以上这些办公室通病,在你身边有没有呢?前面提到一些词汇,像番茄钟预估表格……可能让人感觉云里雾里,没关系,请带着问题读下去。

问自己:一次只做一件事

  • 什么让你半途而废?

  • 在哪些地方读书,更容易让你集中精力?

  • 你是怎样逃避做无聊琐事的?

  • 通常哪类活动会让你花费的时间超过预期?

  • 你的时间是否经常被事务型活动填满,即使有更重要的事要办?

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