张永锡序:用认真的态度对待生命

2011年9月19日,我开始下决心使用番茄工作法。当时在上海听好友邹鑫的分享,经过他的说明,了解到番茄工作法就是工作中的“节奏”,非常感兴趣,因此开始认真使用。从此以后,再也离不开了。

在这段时间,我陆续写过三篇博客,在上百场演讲中介绍番茄工作法,买了近百本《番茄工作法图解》送给各地的好友,自己也累积了数千个番茄钟的工作时间。

关于时间管理的理论汗牛充栋,但是番茄工作法绝对是对我影响最深远的,除了让我工作效率更高,也让我更专注。这个方法简单易学,威力强大。经过两年多的实践,我总结了三个番茄工作法的秘诀,在这里与大家分享。

秘诀一:晨间清单与番茄工作法结合

每天早上起床,第一件事情就是设定番茄钟,然后打开电脑调出晨间清单,开始一项项照着清单做下去。 晨间清单都列了哪些事情呢?首先是写晨间日记,回顾过去的一天;接着看看行事本和待办事项清单,抓出今天要做的重点事情并确定要做哪些运动;接下来是洗衣服、喝水,帮家人买早餐,检查出门的钥匙是否备好,与网友互道早安等;之后打开今天要用到的软件,关闭不必要的软件,等等。照着晨间清单将一件件事情处理,两个番茄钟一下子就过去了。

由于有番茄钟的控制,又有个晨间清单,所以我的清晨时间运用得更加高效。这不仅让我养成了好习惯(规划行程、写日记、运动等),还让我做了好爸爸(洗衣服、买早餐),并且提升了做事效率(关闭不必要的软件)。

我在美国搭乘飞机时,看见机长及副驾驶会拿着一张检查清单做飞行前的检查,利用清单降低飞行过程中产生错误的可能。当时亲眼目睹他们的例行检查程序,心中增加了许多安全感。 后来,我也会对例行的事情做各种清单(例如旅行的打包清单、每周检视的工作清单等),而将晨间清单与番茄工作法结合,是我觉得效用最大的,在此也介绍给大家。

秘诀二:先吃了那只青蛙

什么是“吃青蛙”?这是美国励志大师博恩•崔西在《先吃了那只青蛙》(Eat That Frog)一书中介绍的概念。青蛙代表每天最重要的一件事情,他认为每天都应该选出我们觉得最重要的事情并将之完成,这样,一整天就都没有难得倒我们的问题了。

一开始运用后,就发现吃了青蛙的一天,就算是高效的一天。没选出青蛙,或是选出青蛙却没吃,基本上那天做的都是不重要的琐事。所以我觉得这个概念非常重要。

学会番茄工作法后,我发现番茄工作法和吃青蛙是天造地设的一对方法,因为大部分的青蛙(每天最重要的事情),都需要专注工作一两个小时以上才能彻底解决。每个人每天都应该选出最重要的事情,并设定几个番茄钟来面对这只青蛙,一口口吃下去。

通常,我会利用上午的时间来进行这件事情,因为早上是我工作效率最高的时段。吃青蛙很耗神,所以下午我就会处理一些比较轻松的工作,这样就可以做到劳逸平衡。晚上回家后就把时间交给家人,尽量不再想工作的事情。

再强调一次,时间管理很重要的技巧是,每天选择一只青蛙,并想尽办法将之吃掉。而我发现,番茄工作法能够帮助我们更加专注地吃青蛙,对我的帮助很大。你一定要试试看。

秘诀三:善用番茄钟的休息时间

以前我不是很爱运动的人,但是过了四十岁之后发现,不做运动,精力管理不可能做得好,一直为要工作还是去运动这件事苦恼。

后来朋友建议我做些健身的体操,这些动作简单、耗时不多的运动方式非常好,但是我还是难以坚持,直到后来我发现可以利用番茄工作法的休息时间来健身……

以前,我的休息时间就是喝水、去卫生间、查收Email、散步等比较休闲轻松的活动。这些方式很好,但是无法达到运动的目的。

现在,我会利用这5分钟时间做俯卧撑、倒立、深蹲等健身动作,并记录我的健身次数。以前总是为没有时间健身烦恼,现在我每半个小时健身一次,每次做些健身动作,既不会负担太重,又能有效切换工作情绪。

最近许多朋友都说我体型变好了,我自己也觉得比以前更有精力工作效率也更高了。因此建议大家善用番茄钟的休息时间多做运动,这样除了提高自己的工作能力,也能做好精力管理,可谓一举两得。 最后我们来做个总结。

运用番茄工作法已经两年多了,我得到的好处非常多,最重要的三个收获是:首先,专注力提高了;其次,更有勇气承担各种责任,并且相信我可以准时完成;最后,身体更健康了。

我的好朋友萧秋水读完《番茄工作法图解》一书后写了些心得,个人非常喜欢的一句是:“一个珍惜生命、珍惜时间的人,头脑里会有一个无形的番茄钟,时刻在提醒。”

一个对生命认真的人,一定会珍惜时间。有形的番茄钟帮助自己统计花了多少时间做事,无形的番茄钟让我们用认真的态度面对生命。

对于还没有养成时间管理习惯的朋友,我建议你花一两个小时翻阅这本小册子,一定会有所收获。对于已经养成时间管理习惯的朋友,建议你可以认识些其他时间管理做得好的朋友并相互学习。你会惊讶地发现,时间管理,看似做事层次的问题,最后都是做人这个层次的问题。

番茄好吃又有营养,你今天吃了没?


张永锡,“幸福行动家”社群领导人、时间管理讲师。
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