你觉得孤独寂寞么?厌倦独自一人工作么?你讨厌做决定么?那就开个会吧!你可以——看到大家;展示图表;感到举足轻重;指点江山;吃甜甜的多纳圈[1];给你的同事留下深刻印象。一切都发生在上班时间!开会——替代工作的有效方法。


你今天开了多少个会?本周总共多少?本月又是多少?

请扪心自问,与同一时间你能完成的工作相比,到底有多少会是值得开的

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为什么我们压根就不开会,或许这让人觉得不可思议。

在GitHub,我们不开会,不设置工作时间、乃至工作日,不记录休假或病假,没有诸位经理或是组织结构图,没有着装规范,没有报销审计或是人力资源部。

现在,我可以确认当Tom说GitHub不开会时他是在开玩笑,因为在我不久前应邀去他们的办公室做演讲时,我千真万确地看到了会议室。天晓得,也许他们会用那些房间存放所有额外的餐叉吧 :D

尽管有些会不可避免,甚至必不可少,但是他所提倡的如下原则却非常重要。鉴于开会给工作效率带来的诸多风险,应从一开始就用怀疑的眼光看待开会。我们之所以开会是因为我们认为有必要开会,不过开会往往都是以牺牲工作为代价。以下是我用来保证开会有成效的若干原则:

  1. 任何会议决不能超过一小时,违者“斩立决”。

    任何会议的首要约束是:时间,对任何公司而言它都是能想得出的最宝贵资源。如果你不能把会议调整到一小时左右,那么其中必定存在某些深层次的问题,因此首先要找出问题的原因所在。原因可能是与会者人数太多、议题范围太广,或是由于普遍缺乏会议重点,而导致会议无法步入正轨。我怀疑谁能在历时数小时的会议上记住所发生的每件事。要是谁都办不到的话,就请保持会议短小精干

  2. 每个会都要有份明确定义的任务说明。

    此会的任务说明是什么?换言之,你能言简意赅地用一句话来解释此会的目的么?如果你说不出来,那么我毫不犹豫地向你推荐要准备一张“议程表”及其“若干议题“,因为议程一词意味着一张罗列有相关事项的巨大而乏味的清单。只要确保人人都明白了此会的目的;接下来就顺其自然好了!

  3. 会前要做足功课。

    既然此会有了明确定义的任务说明,且与会者都事先知晓需要讨论和分享的内容,那么在大家步入会议室前一切已准备妥当。当真如此?还要做的就是,我们该如何将会议保持在一小时之内。要是你没做功课,就不该参会。要是谁都没做功课,就该取消此会。

  4. 让大家自由选择。

    “强制性”会议不过是个站不住脚的借口。每位与会者本应出席,要么是因为他们想出席,要么是因为他们有必要出席。让自己对会议负责的可靠方法是,让大家自由选择。想象一下,正在开会,与会者出席的真正原因是……觉得此会卓有成效、或是兴趣所致、或是纯娱乐罢了。现在就让这一切成为现实吧!

  5. 散会前总结待办事件。

    假如此会从未开过,则后果如何?要是对此最诚实的回答是,后果几乎微不足道,那么此会或许就没有存在的理由。任何真正富有成效的会议都会导致一些事情发生,以此作为会上所作决定的直接结果。你作为一名负责任的与会者,有责任留意需要做的工作——因此在大家散会前,为了保证所有人的利益,房间里的每位与会者都要通过总结各自的待办事件列表来证明这一点。

这并非说我们不该开会,而是说我们需要认识到开会的固有风险,并力争以仅有的几次会议来达到事半功倍的效果。让我们速战速决,废话少说,并且单刀直入、开宗明义。

查看英文原文:Meetings: Where Work Goes to Die

译注

  1. 多纳圈(donut),是西方一种经过油炸、上面裹糖的面圈,俗称甜甜圈、炸面包圈等。参见下图:
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